Oui, si votre équipe travaille sur une offre professionnelle et que vous avez décidé à l'avance ce qui peut y entrer. Sur un compte gratuit ou personnel, partez du principe qu'OpenAI peut utiliser chaque conversation pour entraîner ses modèles, sauf si la personne a désactivé l'option. Le compte avec lequel vos collaborateurs se connectent compte davantage que l'outil lui-même.
ChatGPT est-il sûr pour les données d'entreprise ?
Sur les offres pour particuliers (Free, Plus et Pro), OpenAI indique pouvoir utiliser vos contenus pour entraîner ses modèles. Chacun peut le désactiver dans les paramètres, rubrique contrôle des données, en coupant l'option « Improve the model for everyone » (améliorer le modèle pour tout le monde). C'est un réglage personnel. Dans une équipe de vingt personnes, vous comptez sur vingt personnes qui l'ont trouvé.
Sur ChatGPT Business, Enterprise et Edu, ainsi que sur l'API, OpenAI indique ne pas utiliser les échanges pour entraîner ses modèles par défaut. Pour Enterprise et Edu, son portail de confiance mentionne un rapport SOC 2 Type 2 et une certification ISO 27001. Pour le travail de bureau courant, c'est une base raisonnable.
L'entraînement est une question. Où les données sont conservées, combien de temps et qui peut les lire en sont d'autres. Pour l'API, la documentation d'OpenAI précise que les journaux de surveillance des abus, qui peuvent contenir les questions et les réponses, sont conservés jusqu'à 30 jours par défaut. Et quand un contrat client ou une réglementation encadre certaines de vos données, ce sont ces règles qui décident. Les conditions du fournisseur ne sont qu'une partie de la réponse.
Ma réponse courte à un dirigeant : une offre professionnelle, utilisée pour les bons documents, convient. Des collaborateurs qui collent des dossiers clients dans leur compte personnel, voilà ce que je corrigerais cette semaine.
Que ne faut-il jamais partager avec ChatGPT ?
Je garderais quatre types d'informations en dehors de tout assistant que votre entreprise ne fait pas tourner elle-même, quelle que soit l'offre :
- Les mots de passe, clés d'API et codes d'accès. Une clé passée dans une conversation a été vue par quelqu'un d'autre : changez-la.
- Les données personnelles de clients ou de salariés que rien ne vous autorise clairement à partager : santé, numéros d'identité, salaires, coordonnées bancaires. Le RGPD demande une base légale pour les partager, et un contrat écrit avec tout service qui les traite pour vous. J'ai détaillé ce contrat dans un article en anglais sur le DPA d'OpenAI.
- Tout ce qu'un contrat vous demande de garder confidentiel : les dossiers d'un client sous accord de confidentialité, les réponses à un appel d'offres, les prix d'un partenaire.
- Ce qui fait votre entreprise : les projets pas encore annoncés, le code source, les chiffres d'une négociation en cours.
L'essentiel du travail quotidien est ailleurs : rédiger un e-mail, reformuler un texte public, résumer vos propres notes une fois les noms retirés, comprendre une formule de tableur.
Un test simple avant de coller un texte : s'il arrivait demain dans la boîte mail de quelqu'un d'autre, serait-ce un problème ? Si oui, il va dans un outil que votre entreprise contrôle, ou il reste où il est.
Faut-il faire attention à ce qu'on dit à ChatGPT ?
Oui, surtout à cause des habitudes. On colle tout un fil d'e-mails pour obtenir une réponse, et ce fil contient l'adresse d'un client, un numéro de téléphone et le montant d'une facture. La correction est simple. Collez seulement la partie utile à la réponse, et remplacez les noms par des rôles : « le client », « le fournisseur A ».
Les boutons pouce levé et pouce baissé comptent plus qu'on ne le croit. Sur Free, Plus et Pro, OpenAI indique que si vous donnez un avis avec l'un de ces boutons, toute la conversation concernée peut servir à l'entraînement, même après avoir désactivé l'option. Sur Business, Enterprise et Edu, un avis seul ne donne pas cette autorisation.
Des règles simples pour une équipe de 10 à 50 personnes
Voici ce que je mettrais sur une seule page :
- Le travail de l'entreprise se fait dans des comptes de l'entreprise. Choisissez une offre professionnelle et demandez à chacun de garder les documents de l'entreprise hors de son compte personnel.
- Écrivez trois listes : à coller sans souci, à coller une fois les noms retirés, à garder pour soi. Donnez pour chacune deux exemples réels tirés de votre activité.
- Désignez la personne qui répond à « est-ce que je peux coller ça ? », pour que la réponse soit toujours la même.
- Relisez les réglages de données chaque trimestre. Les noms d'offres et les options changent.
Écrire cette page prend environ une heure. La tenir à jour est le vrai travail : confiez-le à une seule personne.
Quand les données doivent rester dans l'entreprise
Certains documents demandent plus qu'une promesse du fournisseur : un contrat client interdit de les envoyer à l'extérieur, ou ils sont tout simplement trop sensibles. Pour ceux-là, la seule approche qui garantit que les données restent chez vous est un modèle open-weight installé sur votre propre serveur. Open-weight veut dire que les fichiers du modèle sont publiés : vous pouvez les télécharger et les faire tourner sur votre machine avec des outils comme Ollama, llama.cpp ou vLLM. Votre équipe garde un assistant qui ressemble à ce qu'elle connaît, et les conversations restent sur du matériel qui vous appartient. J'en parle aussi sur la page assistant IA d'entreprise.
Cela demande plus d'efforts qu'un abonnement, et d'après mon expérience les meilleurs modèles du cloud font encore mieux sur les tâches les plus difficiles. Beaucoup d'entreprises combinent les deux : l'offre cloud pour la rédaction courante, le modèle local pour les dossiers sensibles. C'est ainsi que fonctionne mon propre système.
Pour trier ensemble vos documents et savoir lesquels vont où, prenez rendez-vous pour un appel gratuit. Nous partons de vos cas réels.
Questions fréquentes
Le chat temporaire protège-t-il une conversation de l'entraînement ?
OpenAI indique que les chats temporaires ne servent pas à améliorer ses modèles tant qu'ils restent temporaires, et qu'ils n'apparaissent pas dans l'historique. Si vous en enregistrez un, il devient une conversation normale et suit les réglages de votre compte.
ChatGPT Business suffit-il pour des documents clients ?
Pour beaucoup de documents courants, c'est un choix raisonnable, puisqu'OpenAI indique ne pas entraîner ses modèles sur les données Business par défaut. Relisez d'abord vos contrats clients : certains précisent où leurs données peuvent aller, et c'est ce qui tranche.
Que faire si quelqu'un a déjà collé une information sensible ?
Changez tout de suite le mot de passe ou la clé concernés. Pour des données personnelles, prévenez la personne chargée de la protection des données dans votre entreprise, pour qu'elle décide de la suite.