Une charte IA en entreprise est un document court qui précise comment vos collaborateurs peuvent utiliser l'IA au travail. Pour une PME, elle donne une réponse commune sur les outils autorisés, les informations à protéger et la personne qui valide le résultat.
Dans une équipe de 10 à 50 personnes, je commencerais par une page facile à retrouver. La personne qui prépare un e-mail client doit pouvoir la consulter pendant qu'elle travaille.
Ce texte est un point de départ à adapter à votre activité. Pour un avis juridique et une adaptation à vos contrats et obligations, faites appel à un conseil qualifié.
Un modèle de charte IA à copier
Complétez les éléments entre crochets avant de partager cette charte. Gardez la liste des outils autorisés à côté.
Entreprise : [nom]. Responsable de la charte : [nom et contact]. Application à partir du : [date]. Révision prévue le : [date].
- Utilisez pour le travail les outils et les comptes de l'entreprise qui figurent sur la liste autorisée. Cette liste précise les tâches et les données permises pour chaque outil. Demandez l'accord de [responsable] avant d'essayer un autre outil ou une nouvelle fonction.
- Gardez les mots de passe, clés d'accès, informations personnelles des clients ou salariés, dossiers clients confidentiels et projets internes hors des outils d'IA publics. Utilisez plutôt des documents publics ou un exemple fictif. Demandez à [responsable] quel outil convient aux informations sensibles.
- Transmettez uniquement les informations utiles à la tâche. Retirez les éléments permettant d'identifier quelqu'un et vérifiez les pièces jointes, fils d'e-mails et captures d'écran avant l'envoi. Si une personne ou une entreprise reste identifiable, demandez conseil.
- Traitez toute réponse de l'IA comme un brouillon. Une personne désignée vérifie les faits dans les documents sources, contrôle les calculs et valide chaque résultat avant un envoi au client ou une publication.
- Gardez une personne responsable des décisions concernant les salariés, les clients et les paiements. Faites examiner tout projet d'utilisation de l'IA dans ces décisions par le responsable concerné avant de commencer.
- Obtenez un accord écrit avant de connecter l'IA aux fichiers de l'entreprise ou de lui permettre d'envoyer des messages, de modifier des dossiers ou d'engager une dépense. Précisez les actions permises et la personne qui les valide.
- Utilisez des contenus que vous êtes autorisé à partager. Vérifiez l'origine des citations, images et extraits de code avant de les reprendre. Suivez les règles de l'entreprise pour expliquer au client comment le travail a été produit.
- Signalez rapidement un envoi par erreur ou un résultat incorrect à [contact]. Suspendez le travail concerné, consignez les faits dans le canal prévu par l'entreprise et suivez les instructions de cette personne.
- Suivez la présentation des règles avant d'utiliser l'IA pour le travail. Adressez vos questions à [responsable]. Toute exception demande un accord écrit avec un périmètre et une date de fin.
Une liste d'outils qui aide vraiment
Pour chaque outil, indiquez le produit, l'abonnement et le compte à utiliser. Ajoutez les tâches autorisées, les informations qu'il peut recevoir et la personne qui a examiné ses conditions. « Rédaction à partir de textes publics » renseigne mieux qu'une coche verte à côté d'une marque.
Je vérifie les résultats de l'IA avant qu'ils arrivent à quelqu'un. Dans une équipe, je préciserais cette responsabilité pour chaque type de travail. Vérifier une réponse commerciale et contrôler un tableur peuvent demander deux personnes différentes.
Avant d'autoriser un outil à recevoir des documents de l'entreprise, lisez ses conditions et examinez ses réglages. Gardez une trace de ce choix avec la liste. L'article peut-on mettre des données d'entreprise dans ChatGPT ? détaille ces questions de comptes et de données.
Des exemples d'usages à écarter
Avec cette charte, coller une réclamation client avec son adresse dans un assistant personnel sort du cadre prévu. Envoyer un devis rédigé par l'IA avant d'en vérifier les montants aussi. Connecter un assistant à un dossier partagé sans accord pose un autre problème : il accède à davantage de documents que le texte initialement choisi.
Adaptez ces exemples à votre activité au moment de présenter la charte. Prenez un fil d'e-mails ordinaire, repérez les informations à retirer, puis travaillez sur une version fictive. Demandez à vos collaborateurs où la règle complique leur travail. Vous trouverez ainsi les outils qui manquent et les consignes à préciser.
La CNIL recommande d'encadrer les usages de l'IA générative en définissant les utilisations autorisées et interdites, puis de former les utilisateurs. Les neuf règles ci-dessus sont ma propre proposition, à adapter.
La mettre en place sur une semaine
Le lundi, demandez quels outils d'IA et quelles fonctions intégrées vos collaborateurs utilisent déjà. Recueillez les noms et les usages en gardant les échanges confidentiels hors de la discussion.
Le mardi, choisissez les outils autorisés et complétez les noms et dates de la charte. Le mercredi, reprenez ensemble l'exemple de l'e-mail et laissez chacun poser ses questions.
Le jeudi, essayez les règles sur du travail réel, avec la personne chargée de la vérification. Le vendredi, corrigez les passages peu clairs et rendez la version à jour accessible à toute l'équipe. C'est un déroulement que je propose ; les questions juridiques propres à votre entreprise peuvent demander un travail plus long.
Si vous voulez ensuite un assistant construit autour de ces règles, la page automatisation IA présente mon travail et la passation à votre équipe. Pour en parler lors d'un appel gratuit : Prendre rendez-vous.
Questions fréquentes
La charte concerne-t-elle aussi les prestataires ?
Transmettez aux prestataires les règles qui concernent le travail et les documents confiés. Convenez avant le début de la mission de la personne qui autorise leurs outils et de celle qui vérifie leurs livrables. Faites préciser les engagements contractuels par votre conseil.
Que faire de l'IA intégrée aux logiciels déjà utilisés ?
Incluez les fonctions d'IA de vos logiciels habituels, comme les comptes rendus de réunion et l'aide à la rédaction des e-mails. Inscrivez la fonction et les réglages du compte dans la liste des outils autorisés, à côté des assistants de conversation.
Quand faut-il revoir la charte ?
Fixez une date de révision dès son adoption. Avancez cette révision si un fournisseur change ses conditions, si vous ajoutez un outil, si le travail évolue ou si une erreur révèle une règle insuffisante.